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Ter produtividade na empresa é algo que todo empresário deseja. Porém, será que você realmente sabe o que é?

Todo tipo de atividade tem um objetivo final, que faz com que todos os esforços dos colaboradores e gerência se voltem a ela.

Para a escola, por exemplo, o que norteia as estratégias e ações é a aprovação e desempenho dos alunos.

No caso de uma fábrica de produtos, o objetivo final pode ser produzir com qualidade e gerar satisfação nos consumidores.

Em todos os ramos é assim (ou deveria ser). Saber o que é mais importante para o negócio simplifica e agiliza a tomada de decisões.

É claro que muitos empresários ainda olham para o lucro como centro do negócio. E é claro que ele é importante!

Porém, com a concorrência cada vez mais acirrada, a falta de um propósito além do lucro, um que justifique a existência da empresa, torna ainda mais difícil se destacar no mercado, atrair e fidelizar clientes.

Isso sem falar no impacto na produtividade da empresa! Sim, impacta e muito. As pessoas hoje querem que seus trabalhos impactem positivamente o mundo. E a falta de propósito no negócio reduz o engajamento com o trabalho, diminuindo o que? A produtividade!

Então, continue comigo para descobrir por que a produtividade da sua empresa é um fator de sucesso ou fracasso do seu negócio.

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Produção X Produtividade

Produção e Produtividade são dois conceitos que são confundidos com recorrência, já que aparentemente eles são tratados como “sinônimos”. Mas embora façam parte do mesmo contexto, significam coisas bem diferentes.

O termo Produção diz respeito a quantidade de produto que se tem no final de determinado período. É interessante pensar no caso de uma fábrica de refrigerantes. Se ela produz 15 mil latas no fim do dia, essa é considerada sua produção, ou seja, está vinculada apenas ao ato de fazer e a quantidade.

No caso da Produtividade, no entanto, o conceito já é diferente.

Ela é a relação entre produtos e recursos utilizados, incluindo o tempo. E é um indicador fundamental para que você entenda se sua empresa está só ocupada ou se está realmente sendo produtiva.

A Produtividade Pode E Deve Ser Calculada!

E uma forma simples de calcular a produtividade é dividir a produção (seja de produtos ou serviços) pelos recursos usados para produzi-los, conforme a fórmula abaixo.

PRODUÇÃO/RECURSO = PRODUTIVIDADE

Por exemplo: 15.000 latas/12 horas = 1.250 latas/hora

Essa é a produtividade desta fábrica em relação ao tempo.

Avaliar a produtividade de serviços segue na mesma linha. Neste caso, a questão do tempo é ainda mais importante.

Calcule o tempo médio para um serviço ser realizado e divida pelo total de horas disponíveis. Por exemplo, se um serviço leva 10 horas durante o mês para ser realizado e você tem um total de 220 horas disponíveis no mesmo período, em média tem a capacidade para atender 22 clientes.

É claro que isso é uma média e que cada caso é um caso. Porém, se você verifica que seu colaborador atende apenas 11 clientes e passa o dia todo ocupado, ou você está subestimando o total de horas necessárias para um serviço ou sua equipe está passando muito tempo realizando atividades que agregam pouco para o seu negócio.

Percebe como é importante fazer este cálculo?

Como Definir Sua Produtividade

No início deste artigo, falei que antes do lucro é preciso que haja clareza no propósito de sua empresa para então se conseguir calcular a produtividade.

Pois bem, este é exatamente o que se precisa ter em mente para identificar a necessidade de investir em mais recursos, sejam máquinas ou pessoas.

Usando o exemplo de meu trabalho, posso dizer que minha produtividade está adequada quando, após algumas horas trabalhando lado a lado com um cliente, conseguimos desenha o fluxo de processos da empresa.

É uma atividade cujo tempo médio varia de acordo com cada projeto. E é por isso que eu realizo uma boa estimativa já no momento de apresentar a minha proposta. E estas horas investidas também são horas nas quais estou sendo produtiva. Mesmo quando não fecho um projeto.

Afinal de contas, trata-se de uma venda consultiva. Isso significa que pode exigir mais tempo e relacionamento para que a contratação aconteça. E em todas essas horas investidas eu estou produtiva. Porque todas estas atividades são importantes para que eu realize o propósito do meu negócio.

Mas e todas as outras atividades que são importantes, mas não estão ligadas diretamente ao meu “core business”? Falo da contabilidade, do marketing, das finanças, etc.

Simples: eu delego para quem tem essas atividades como seu “core business”. Assim foco no que realmente sou boa em fazer. E me sinto sempre produtiva.

E é exatamente isso que você precisa fazer no seu negócio, com ou sem equipe. Se trabalha sozinho, foque nas atividades que você é bom e pense em parcerias para passar as outras. Se tem equipe, faça o mesmo, mas analisando o que, como e para quem delegar.

Se cada pessoa do seu negócio passar a dedicar a maior parte do tempo fazendo aquilo que realmente é bom, a produtividade (e a felicidade) no seu negócio irão aumentar com certeza. Pode confiar.

Indicadores De Produtividade

Quem não mede não gerencia. Cansei de ouvir essa frase do pessoal de gestão de qualidade da empresa que trabalhava.

Mas ela é uma grande verdade! Ter indicadores é a única forma de saber se você está no caminho certo.

Assim, a partir dos resultados de seu cálculo de produtividade, é possível pensar em indicadores que ajudem no monitoramento da produtividade.

Em termos gerais há três indicadores, que a determinam:

  • Qualidade: apresenta os resultados de produtos e serviços de acordo com o que sua empresa considera como padrão.
  • Estratégia: determina como é o balanço da empresa no geral, levando em consideração lucro, atuação no mercado e possibilidade de expansão.
  • Capacidade: para calcular qual o máximo da produção possível com o máximo de desempenho.

De acordo com esses parâmetros, podemos pensar em vários exemplos de indicadores para se monitorar. Vejamos alguns deles:

  • é o total de queixas dividido pelo total de vendas realizadas. Ajuda a avaliar a satisfação dos clientes ao longo do tempo.
  • é o total de vendas realizadas dividido pelo total de propostas enviadas. Ajuda a avaliar o desempenho da equipe de vendas ao longo do tempo.
  • é o total de serviços/projetos/produtos entregues dividido pelo total de horas de serviços disponíveis. Ajuda a avaliar a produtividade da equipe ao longo do tempo.
  • é a quantidade de funcionários admitidos sobre a de demitidos em determinado período. Ajuda a determinar se a empresa precisa melhorar seus processos de contratação e retenção.
  • : é o total de receitas dividido pelo total de serviços/projetos/produtos entregues. Ajuda a avaliar se a empresa está faturando mais ou menos em relação a cada item entregue.

PRODUTIVIDADE EM SUA VIDA PESSOAL

Além da esfera empresarial, há possibilidade de entender como está nossa produtividade em relação a nossa vida pessoal.

Isto também é importante de saber para que consigamos manter a motivação do nosso dia e não desperdiçar tempo, o único recurso que é impossível de reaver.

Você pode pensar em quantas horas passou lendo um livro, com sua família ou fazendo algum hobby.

Pode também calcular quantas horas passou nas redes sociais ou com jogos e entender se essas tarefas estão te ajudando com seus objetivos, ou se estão apenas drenando o seu tempo. Fique atento a isso, ok?

SEJA MAIS PRODUTIVO

Agora que você já sabe a diferença entre produção e produtividade, é importante que se pergunte como aplicar esses conceitos na sua vida e no seu negócio.

Ser produtivo exige autoconhecimento e foco. Em dizer “não” para muitas atividades de ocupação. Em mudar hábitos, muitas vezes de forma drástica.

Porém, a sensação de saber que se está dedicando seu tempo para o que realmente faz sentido não tem preço.

Então comece se perguntando:

  • O que realmente eu quero realizar?
  • Quais são meus objetivos?
  • Quais atividades preciso realizar para chegar lá?
  • E quais atividades posso ou devo abrir mão para focar no que realmente fará diferença.

Então faça um esforço para mudar a forma como trabalha para privilegiar aquilo que você faz de melhor. E se não souber como começar a fazer isso, fale comigo.

Com o meu trabalho posso te ajudar a não só ter os processos do seu negócio nas mãos como também delegar com eficiência e qualidade. Entre em contato para saber como.

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