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Sempre é melhor antecipar possíveis crises na empresa e otimizar os processos. A organização interna ajuda, justamente, a reduzir custos e aumentar a produtividade. Por isso que a ação precisa vir antes que haja gargalos influenciando no trabalho de sua empresa e aumentando os gastos.

Uma pesquisa do IBGE, em 2019, demonstrou que a maioria das empresas que abrem não se sustentam por mais de cinco anos. Dentre os principais fatores negativos que influenciam na falência está a falta de fluxo e processos definidos.

Mas esses não são os únicos impasses encontrados na saúde das empresas. Negligência na gestão e desperdício de tempo são outros fatores que incidem de maneira esmagadora, fazendo os lucros minguarem.

Como Administradora, já trabalhei com diversas equipes e ajudei a dinamizar o ambiente e as rotinas, possibilitando aumento da produtividade na prática.

É com essa experiência que, neste artigo, vou compartilhar com você estratégias para fazer seu negócio estar entre aqueles que permanecerão no mercado daqui a cinco anos.

Leia também Produtividade Na Empresa: A Diferença Entre O Sucesso E O Fracasso Do Seu Negócio

Minimizar custos e maximizar lucratividade: por que aumentar a produtividade?

Antes de tudo, precisamos pensar com consciência quando falamos de minimizar custos. Isso porque muitos pensam que significa estritamente fazer cortes, não importa quais sejam.

Essa não é uma verdade. Precisamos focar em reduzir os gastos desnecessários, chamados de gargalos. Mas os investimentos devem continuar.

Os autores George e Rodrigo Guerra Leone nos lembram exatamente disso no livro 12 Mandamentos da Gestão de Custos. Os autores falam que a melhor qualidade sempre vai exigir custos maiores.

Talvez com um exemplo possamos compreender melhor. A empresa Coca-Cola é modelo em relação a lucratividade.

Sua produção acaba gerando uma quantidade grande de resíduos. Entretanto, ao invés de ter que pagar para o descarte de todo esse material, ela vende a parte dos “recicláveis”, que acaba somando no lucro da empresa.

Por isso, nem sempre quando falamos de maximizar a lucratividade estamos apontando para fazer o maior número de cortes possível. É possível fazer isso com equilíbrio e cautela.

Produtividade e tempo: o que fazer para reduzir horas extras?

A gestão de tempo também é um fator que precisa estar incluído em todos os cálculos. Ela é uma grande influência quando falamos em produtividade.

Eu mesma já abordei aqui no blog quando falei dos princípios para ter mais organização e produtividade e como otimizar as atividades.

Muitos líderes se preocupam em como reduzir as horas extras que seus funcionários fazem. É claro que elas impactam na lucratividade, mas também são essenciais em alguns momentos.

Um caminho está na dissolução dessas atividades na rotina na empresa. Afinal, os momentos que demandam hora extras precisam ser específicos e realmente necessários.

Por isso, é melhor articular seu time, para que ele resolva a tarefa durante o expediente. E não demandar mais horas de seu colaborador.

E é interessante pensarmos até sob a ótica de energia desse funcionário. Se ele deixa a empresa mais tarde do que o habitual, vai ter menos tempo de descanso e pode produzir menos no outro dia.

Para conseguir driblar todos esses entraves, nós vamos discutir no próximo tópico alguns procedimentos que vão reduzir custos e aumentar a produtividade.

E você vai descobrir que não precisa abrir mão de novos investimentos.

5 passos para reduzir custos e produzir mais

1) Corte Tudo O Que É Desnecessário

Vou começar falando de um item que é bem comum: o papel. De maneira simples, é possível ter uma grande economia. Talvez você diga: “tá, mas como uma folha de papel vai interferir nos meus custos?”.

Se você multiplicar por todas as semanas de desperdício, vai entender como pode influenciar nas despesas.

E a maneira mais fácil de economizar é utilizando ferramentas digitais online, como Word Online ou Google Docs.

Elas permitem que todos os colaboradores acessem o documento ao mesmo tempo, evitando erros e imprimir várias vezes o mesmo arquivo.

Caso ainda seja preciso fazer a impressão, prefira utilizar os dois lados e use as impressões usadas como rascunho.

Mas eu apenas ilustrei o que você pode averiguar em outros produtos. Veja quais materiais estão gerando desperdício e como melhorar este uso.

2) Cuidado Com as Tarifas Bancárias

A menos que haja algum acordo com o banco onde sua empresa tem conta, é possível procurar opções melhores. Pagar tarifas nunca é uma escolha produtiva.

Então, tente achar planos que sejam interessantes para a sua empresa junto ao gerente. Ainda assim, há outras opções que farão você economizar mais.

Utilizando bancos online é possível ter isenção em TED, transferências, pagamentos e outros tipos de serviços. O Banco Inter, por exemplo, é um dos que tem se consolidado neste novo mercado.

3) Tenha uma Visão Geral ou Modelo de Negócio

Você precisa conseguir definir, pelo menos, o que sua empresa produzirá, como fará isso, quem é que receberá este produto e qual será a receita gerada.

Por isso que quando estou assistindo algum grupo, eu sempre insisto em responder a:

  • Qual o porquê de seu trabalho?
  • O que é preciso ser feito? Quais são seus principais objetivos?
  • E como se chegar até lá? Qual os melhores métodos e estratégias?

Para facilitar essa visualização, é possível utilizar o Business Model Canvas, uma ferramenta que nasceu no mundo das startups e que vem sendo muito usada por pequenas empresas. Com ele, você consegue criar um mapa consistente das etapas mais essenciais para o seu negócio.

4) Tenha Seu Fluxo de Processo Claro

Como você define as responsabilidades dentro de sua empresa? É fácil delegar cada função?

O Fluxo de Processo serve para não perder tempo com remanejamento de funcionários. E é essencial para otimizar processos e reduzir retrabalhos.

Por meio de um diagrama você delimita cada seção, da “produção” até a entrega. Isso mesmo, ele é bem detalhado e mostra do início ao fim.

Se, por exemplo, se tratasse de um Pet Shop, seria necessário descrever como se consegue novos clientes, como é feito o trabalho, pagamentos e feedbacks.

5) Crie Procedimentos de Trabalho

Este tipo de descrição facilita a tomada de decisão. Então, se pensarmos naquele Pet Shop, o procedimento ajudaria o vendedor da loja.

Descreveria como ele abordaria o cliente e, até mesmo, como ofereceria produtos para alguém que só foi fazer a tosa de seu cachorro.

Este documento ajuda a evitar que se trabalhe com “improviso”, descrevendo as principais atividades que precisam ser realizadas em cada trabalho.

Se este artigo já te ajudou a pensar em algumas estratégias para melhorar a produtividade de sua empresa, imagine só uma consultoria completa e personalizada!

Entre em contato comigo para que eu te ajude a continuar trabalhando com eficiência no seu propósito inabalável.

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